手続き業務の属人化を解消し、組織としての対応力を底上げ

入退社手続きや資格取得・喪失届、労災対応といった日常の手続き業務が、特定のベテラン担当者に集中していた。

担当者ごとに確認ポイントや進め方が異なり、「あの人に聞かないとわからない」状態が常態化していた。

担当者の休暇時には顧問先からの依頼が滞留し、期限ぎりぎりの対応に追われていた。

手続きの種類が多いうえに法改正への対応も求められ、OJTだけでは知識の定着が追いつかず新人の独り立ちまでに1年以上を要していた。

手続き種別ごとのフローと必要書類をナレッジベースとして体系化し、AIが手順をステップごとに案内する仕組みを構築した。

顧問先からのヒアリング内容をAIが要約し、必要な届出書類を自動判定する機能を整備した。

手続きの進捗・ステータスを一元管理し、滞留案件を可視化するアラート体制を導入した。

法改正情報をAIが整理し、影響のある顧問先・手続きを自動で抽出・通知する仕組みを導入した。

新人がAIに質問すると、関連する過去事例や手順書が即時提示されるQ&A基盤を構築した。